Tänapäeva organisatsioonid vajavad kiiret, turvalist ja kasutajasõbralikku viisi siseinfo haldamiseks. SharePointi intranet on selleks suurepärane lahendus – see võimaldab jagada teavet, hallata dokumente, lihtsustada töövooge ning tugevdada ettevõtte sisekommunikatsiooni.
Aga kuidas luua tõhus ja hästi toimiv intranet SharePointi platvormil? Selles blogipostituses toome välja praktilised sammud ja parimad praktikad, mis aitavad sul üles ehitada just sinu ettevõtte vajadustele vastava intraneti.
Mis on SharePointi intranet ja miks see oluline on?
SharePoint on Microsofti pilvepõhine platvorm, mis võimaldab ettevõttel:
- Tuua sisekommunikatsiooni ja dokumentide haldamise ühte keskkonda
- Anda töötajatele kiire juurdepääs vajalikele materjalidele ja tööriistadele
- Automatiseerida korduvaid tegevusi (nt kinnitusringid, teadete saatmine)
- Parandada koostööd ja info läbipaistvust
Tõhus intranet tähendab, et töötajad leiavad vajaliku info kiiresti, teevad koostööd sujuvalt ning püsivad kursis ettevõttega toimuvaga.
Millest alustada?
1. Kaardista eesmärgid ja kasutajad
Enne tehnilise töö alustamist tasub küsida:
- Mida soovime intraneti kaudu saavutada?
- Kes hakkavad intraneti igapäevaselt kasutama?
- Milline sisu ja funktsionaalsus on erinevatele osakondadele vajalik?
Näiteks HR-osakond võib vajada ligipääsu personalidokumentidele ja vormidele, samal ajal kui müügitiim vajab kiiret juurdepääsu hinnakirjadele ja esitlustele.
2. Planeeri intraneti struktuur ja sisu
Selge ja loogiline struktuur on intraneti südameks. Tüüpilised lehed võiksid olla:
- Avaleht – ettevõtte uudised ja teated
- Dokumendikeskus – failide ühiskasutus
- Osakondade lehed – nt HR, Müük, IT
- Tööriistad ja lingid – Microsoft 365 rakendused, kasutusjuhendid
- Kontaktid ja tugikeskus – kiire abi ja kontaktisikud
Kasuta SharePointi dokumendikeskust failide haldamiseks ja veebiosi (nt uudistevoog, linkide plokk, kalendrid) lehtede sisustamiseks.
Kuidas SharePointi intraneti ehitada?
3. Kohanda disain ja kujundus
Iga ettevõtte intranet peaks kandma selle visuaalset identiteeti – logo, värvid. Samuti on oluline kasutajasõbralikkus:
- Kas info on hõlpsasti leitav?
- Kas lehed töötavad mobiilis?
- Kas tööriistad on loogiliselt paigutatud?
Digidek aitab luua just teie brändile vastava SharePointi disaini.
4. Lisa ärikriitilised funktsioonid
Lisaks sisule saad SharePointi integreerida Microsofti tööriistadega:
- Power Automate – näiteks automaatne kinnitusring puhkuseavalduste jaoks
- Power Apps – töötajate portaalid ja sisemised vormid
- Teams – sünkroonne koostöö intraneti sisuga
- OneDrive – isiklikud tööfailid jagatud keskkonnas
5. Haldus, ligipääs ja turvalisus
Igaüks ei peaks nägema kõiki dokumente – seega on oluline:
- Määrata õigused rollipõhiselt (nt töötaja, juht, HR)
- Kehtestada turvapoliitikad (nt multifaktorautentimine)
- Jälgida sisu kasutamist ja auditilogi (SharePoint Analytics)
Kuidas tagada kasutuselevõtt?
Isegi parim intranet ei tööta, kui inimesed seda ei kasuta. Siin on mõned soovitused:
- Tee sisekommunikatsiooni kampaania – tutvusta intraneti eeliseid
- Paku koolitusi ja juhendeid
- Küsi regulaarselt tagasisidet ja täiusta platvormi pidevalt
- Too välja intraneti midagi unikaalset, nagu näiteks sünnipäevad, tööjuubelid vms.
Kuidas mõõta edu?
Jälgi näiteks:
- Aktiivsete kasutajate arvu
- Külastatuimaid lehti
- Dokumentide jagamise ja töövoogude kasutust
- Kas töötajate tööaeg on vähenenud tänu automatiseerimisele?
Digidek aitab sul luua toimiva SharePointi lahenduse
Oleme Microsoft 365 spetsialistid, kes aitavad luua just sinu ettevõttele kohandatud SharePointi intraneti. Meie teenused hõlmavad:
- SharePointi lahenduste planeerimist ja juurutamist
- Power Automate ja Power Appsi kasutuselevõttu
- Süsteemide integreerimist
- Koolitusi ja tuge
👉 Vaata meie teenuseid: digidek.ee/teenused
📩 Küsi nõu või pakkumist: digidek.ee/kontakt
Tõhus intranet ei ole ainult tehniline lahendus – see on investeering ettevõtte sisemisse koostöösse, info kättesaadavusse ja töö efektiivsusse.
