Microsoft Power Platform (Power Apps, Power Automate) on avanud ettevõtetele võimaluse arendada kiirelt ja kuluefektiivselt sisemisi tööriistu ja protsesse. Kuid mida rohkem neid lahendusi tekib, seda rohkem kasvab ka hooldatavuse ja skaleeritavuse vajadus.
Sageli arendab üks entusiast hea meelega mõne töövoo või rakenduse – kuid aasta hiljem, kui see isik on lahkunud või rolli muutnud, ei saa keegi enam aru, kuidas see töötab või mida muuta tohib.
1. Miks dokumenteerimine Power Platformis on eriti oluline?
🔹 Ei ole klassikaline kood, aga siiski „arendus“
Low-code ei tähenda no-code. Power Appsis ja Power Automate’is peitub äriloogika, tingimused, ühendused ja arvestusreeglid – kõik need vajavad konteksti ja selgitust.
🔹 Risk sõltuvusest ühest inimesest
Kui ainult üks töötaja teab, kuidas vood ja rakendused toimivad, on tegemist ärikriitilise sõltuvusega.
🔹 Skaleerimine ja korduskasutus
Dokumenteeritud lahendusi saab korduvkasutada teistes meeskondades ja projektides – ilma, et peaks uuesti nullist alustama.
2. Mida peaks Power Appsi / Power Automate’i dokumentatsioon sisaldama?
Rakenduse/voo eesmärk
- Mis äriprobleemi lahendatakse?
- Kellele see on mõeldud?
Kasutajad ja rollid
- Kes kasutavad, kes haldavad?
- Millised õigused on seotud?
Ühendused ja andmeallikad
- Milliseid SharePointi, Dataverse’i, Exceli või SQL-i ühendusi kasutatakse?
- Kas on väliseid API-sid?
Loogika ja tingimused
- Olulised if-then-else harud, loop’id, filtrid jms
- Mida peab teadma enne muudatuste tegemist?
Versiooniajalugu ja muudatused
- Millal ja mida on muudetud?
- Kes viimati haldas?
Hooldussoovitused
- Milliseid andmeid tuleb aeg-ajalt puhastada või kontrollida?
- Kas voos on kuupäevalised piirangud?
Näide: Kuidas dokumenteerimine päästis päeva
Ühes ettevõttes lõi töötaja Power Automate voo, mis saatis klientidele automaatseid meeldetuletusi arvete tasumiseks. Kui töötaja lahkus, jäi voog katki, kuna keegi ei teadnud, millist API võtit see kasutas. Dokumenteeritud juhendi olemasolu oleks võimaldanud uuel tiimil kiiresti probleemi lahendada.
3. Kus ja kuidas dokumenteerida?
🧾 OneNote või Word
Lihtsaim variant väikeste lahenduste puhul. Jagatud tiimi sees.
🗂️ SharePointi dokumentatsioonikeskus
Ideaalne tsentraliseeritud keskkond, kus iga rakenduse/voo jaoks on oma alamleht või mall.
🧰 Power Platform Center of Excellence (CoE)
Microsofti enda tööriistakomplekt halduseks ja ülevaatlikuks dokumenteerimiseks. Soovitame suuremates keskkondades.
Levinud vead dokumenteerimisel
- Liiga tehniline keel: Dokumentatsioon peaks olema arusaadav ka mitte-tehnilistele tiimiliikmetele.
- Dokumenteerimata eeldused: Näiteks unustatakse mainida, et voog töötab ainult kindla SharePointi listi struktuuriga.
- Uuendamata dokumendid: Muudatusi tehakse, kuid dokumentatsiooni ei värskendata, mis viib segaduseni.
- Liigne detailsus või liigne üldisus: Leidke tasakaal – liiga detailsed dokumendid on rasked loetavad, liiga üldised ei anna piisavalt infot.
4. Hea dokumentatsiooni näide (Power Automate voo puhul)
- 📛 Nimi: “Uute töötajate onboarding – dokumendiallkirjastus”
- 🎯 Eesmärk: Automatiseerib töölepingu saatmise ja meeldetuletused
- 👥 Kasutajad: personaliosakond
- 🔗 Andmeallikad: SharePointi „Töötajad“ list, Outlook, Adobe Sign
- 🔄 Loogika: Kui uus töötaja lisatakse listi → luuakse allkirjastuslink → saadetakse meil 3-päevaste intervallidega, kuni allkiri on olemas
- ⚙️ Tundlik osa: allkirjastuslingi genereerimine, kuna see on seotud API võtmega
5. Kuidas Digidek saab aidata?
Meie meeskond aitab sul:
✅ Kaardistada olemasolevad Power Appsi ja Automate’i lahendused
✅ Luua dokumentatsioonimallid ja juhised
✅ Koolitada tiimi dokumenteerimise harjumust looma
✅ Konsolideerida info SharePointi dokumentatsioonikeskusesse
✅ Rakendada Power Platform CoE’d suuremates organisatsioonides
📎 Vaata meie teenuseid: https://digidek.ee/teenused
📩 Küsi nõu või hinnapakkumist: https://digidek.ee/kontakt
Kokkuvõte
Power Apps ja Power Automate on tõhusad tööriistad, kuid nende väärtus ja jätkusuutlikkus sõltuvad sellest, kas need on mõistetavad ka pärast arendaja lahkumist. Dokumentatsioon ei pea olema keeruline – piisab süsteemsest ja praktilisest lähenemisest.
🛠️ Kui lahendused on dokumenteeritud, on neid lihtsam hooldada, skaleerida ja usaldada.
