Paljud raamatupidamise ettevõtted seisavad igakuiselt silmitsi sama probleemiga: klientidelt tuleb suur kogus ostuarveid, mis saabuvad erinevatest e-mailidest, erinevates formaatides ja tihti ilma selge viiteta, millise ettevõttega on tegu. Käsitsi failide alla laadimine, sorteerimine ja õigesse kohta salvestamine ei ole mitte ainult ajamahukas, vaid ka vigadele avatud.
Koostöös ühe valdkonnaspetsiifilise kliendiga võtsime eesmärgiks selle protsessi lihtsustamise ja automatiseerimise, kasutades juba olemasolevaid tööriistu. Kuna klient kasutas Microsoft 365 lahendusi, oli loogiline ehitada lahendus SharePointi ja Power Automate’i peale, kasutades ka juba toimivat jagatud postkasti.
Lahendus: lihtne töövoog, suur mõju
Lõime töövoo, mis aktiveerub automaatselt iga kord, kui jagatud postkasti saabub e-kiri. Süsteem kontrollib saatja e-posti domeeni spetsiaalselt ehitatud kliendiandmebaasi vastu, et tuvastada, millise ettevõttega on tegu. Arvestasime ka olukordadega, kus arved võivad tulla näiteks @gmail.com aadressidelt – sellisteks juhtudeks lõime võimaluse siduda need kontod käsitsi konkreetsete klientidega.
Kui süsteem tuvastas sobiva kliendi, teisaldati kõik manused SharePointi dokumendikeskusesse vastava kliendi kausta. Ka failistruktuuri loomine on automatiseeritud: kui kliendi kaust puudus, loodi see koos vajaliku alamstruktuuriga automaatselt. Sama kehtis ka kuu põhiste kaustade kohta – igakuine jaotus toimus sujuvalt ilma inimese sekkumiseta.
Tulemused: vähem käsitööd, rohkem kontrolli
Tänu automatiseerimisele vähenes märkimisväärselt manuaalse töö hulk, mis varem kulus failide alla laadimisele, ümbernimetamisele ja õigesse kohta tõstmisele. Süsteem tõi ka parema läbipaistvuse: nüüd oli igal arvel kindel „kodu“, sõltumata sellest, kust see tuli või kes selle saatis. Samuti vähenes eksimuste arv, mis tekkis käsitsi sorteerimisel.
Automatiseerimine ei pea olema keeruline
Tihti arvatakse, et protsesside automatiseerimine eeldab suuri investeeringuid või keerulisi süsteeme. Tegelikult piisab sageli olemasolevate tööriistade nutikast kombineerimisest. See projekt näitas, et isegi lihtsa töövoo abil on võimalik saavutada märkimisväärne mõju igapäevasele tööle.
Kui ka sinu ettevõttes toimub veel liigselt käsitööd korduvate protsesside juures, siis võib automatiseerimine olla just see, mis aitab säästa aega, vähendada vigu ja tõsta efektiivsust.
